Responsabilidad civil exterior
Además de la responsabilidad civil frente a la propia empresa también es habitual que una persona ajena a la misma (un acreedor, un proveedor o un cliente, el fisco o la Seguridad Social) plantee una demanda de responsabilidad civil contra un administrador. Se trata asimismo de un asunto complejo en el que el administrador se ve amenazado desde diversos frentes, como por ejemplo:
• responsabilidad civil en la fase de constitución de la empresa;
• actos ilícitos directos contra terceros;
• presentación de informes engaños con respecto a la situación de la empresa;
• responsabilidad civil de los administradores en caso de quiebra de la empresa;
• responsabilidad civil de los administradores por impago de impuestos y primas.
Responsabilidad civil en la fase de constitución
Si al iniciar un negocio se constituye una sociedad, es preciso que se cumplan ciertas formalidades en relación con la misma. Por ejemplo, la sociedad debe constituirse por medio de una escritura notarial y se debe obtener una «declaración de no objeción» del Ministerio de Justicia. La sociedad debe inscribirse en la Cámara de Comercio y se requiere desembolsar un capital mínimo en las acciones de la misma.
En esta fase de constitución, es decir, antes de que su empresa sea una sociedad de pleno derecho con la finalización de todos los trámites, los administradores son responsables solidariamente del cumplimiento de las obligaciones de la sociedad en constitución. Esto significa que los administradores pueden considerarse responsables por el incumplimiento de las obligaciones de la sociedad. Esta situación puede darse incluso si los administradores no son los fundadores y si suponían que ya se había producido su inscripción como administradores en el Registro Mercantil.
¿Tiene intención de poner en marcha una empresa a través de una sociedad o de una persona jurídica? En ese caso, le conviene contar con el asesoramiento de expertos para evitar consecuencias desagradables durante o después de la constitución. Quizás ha tenido que tratar con una sociedad en constitución (que debe aparecer con las letras ‘BV i.o.’ en su papel membrete) que ha incumplido sus obligaciones. En ese caso también necesitará asesoramiento experto.
Actos ilícitos
Los administradores también pueden ser responsables de conductas directos negligentes frente a terceros. A continuación se muestran algunos ejemplos destacados de actos ilícitos imputables a los administradores a título personal.
• Si un administrador asume compromisos en nombre de la sociedad a pesar de saber que ésta no los va a cumplir y sin poder responder una explicación coherente, incurrirá en una responsabilidad a título personal.
• Si el administrador muestra una reticencia a realizar pagos o solo efectúa pagos selectivos, es decir, si cumple con ciertos acreedores sin satisfacer las deudas con un acreedor determinado, también incurrirá en una responsabilidad a título personal.
• Si el administrador insta a la sociedad a incumplir un compromiso asumido, es decir, si éste fuerza deliberadamente el incumplimiento y con ello perjudica a la parte contraria, se podrá imputar al administrador una responsabilidad civil a título personal. Este criterio se aplica incluso si el administrador no ha colaborado de forma activa y ha asistido con pasividad al incumplimiento por parte de la sociedad. La falta de intervención también puede dar lugar a una responsabilidad civil a título personal.
Todos los administradores y supervisores, así como los accionistas y otros implicados, pueden enfrentarse tarde o temprano a una demanda de responsabilidad civil por actos ilícitos. ¿Es usted administrador de una persona jurídica? En ese caso, es importante que se deje asesorar por expertos acerca de los riesgos y las opciones existentes para evitar o limitar su responsabilidad civil. Si es objeto de una denuncia por responsabilidad civil, necesitará contar con un abogado experto en procedimientos de esta índole. También puede darse el caso de que usted sea el perjudicado por un acto ilícito por parte de un administrador de una persona jurídica y que desee reclamarle los daños sufridos.
Presentación de informes engañosos con respecto a la situación de la empresa
Si la situación financiera de una empresa se presenta de forma engañosa consignando, por ejemplo, datos incorrectos en las cuentas anuales o en la memoria anual, pueden verse afectadas personas ajenas a la empresa.
Imagínese que una persona ajena se basa en las cuentas anuales para realizar inversiones que, de lo contrario, no hubieran estado justificadas. Un ejemplo sería un accionista que, basándose en las cifras de las cuentas, adquiere acciones que posteriormente resultan valer mucho menos. Otra posibilidad es que un proveedor crea que está tratando con una empresa próspera para encontrarse después con facturas impagadas. En ese caso, los administradores de la empresa pueden ser declarados responsables de los documentos financieros engañosos y de los perjuicios causados a terceros.
Las cuentas anuales se consideran tradicionalmente un asunto pesado. Sin embargo, todas las empresas y empresarios se enfrentan a ellas. La redacción de las cuentas anuales es responsabilidad del consejo de administración. En caso de problemas, los abogados de Borsboom & Hamm N.V. pueden ayudarle. En caso necesario, cuentan con la colaboración de expertos en otras especialidades como auditores y expertos fiscales. Incluso si usted es quien se ha basado en los documentos financieros de una empresa que, a posteriori, resultaron ser incorrectos, los abogados de Borsboom & Hamm N.V. pueden ofrecerle asesoramiento especializado sobre las posibilidades de reclamar daños y perjuicios.
Responsabilidad civil en caso de quiebra (WBF)
Quien participa en una empresa espera que la empresa siempre vaya bien. Si, por la causa que sea, las cosas van mal, la empresa puede quebrar. En caso de quiebra, no sólo los administradores y supervisores, sino también todas las (demás) personas que han participado de forma intensiva en la administración de la empresa, pueden enfrentarse a una demanda de responsabilidad civil por parte del síndico de la empresa. Dicha responsabilidad se extiende en principio a la totalidad del déficit de la quiebra, una cantidad que puede aumentar mucho con facilidad. El síndico analizará minuciosamente la conducta de las personas implicadas en la empresa durante (al menos) los tres años anteriores a la quiebra. Si de la investigación se desprende que un administrador ha desempeñado sus funciones inadecuadamente y se demuestra que la administración ha sido una de las principales causas de la quiebra, el síndico podrá reclamar al administrador el déficit en el patrimonio de la quiebra. Esta posibilidad no se verá afectada por el hecho de que se haya otorgado descargo anteriormente a los administradores por la gestión realizada.
No sólo los (ex) administradores y supervisores, sino todos los que tuvieran ‘mano en el asunto’ con influencia en su administración pueden ser declarados responsables. Pueden ser accionistas o revisores de cuentas que haya adoptado el papel que corresponde a los administradores. A menudo se piensa, erróneamente, que un accionista nunca puede considerarse responsable. Si se ha influido en exceso en los asuntos de la empresa, los accionistas pueden enfrentarse a un riesgo realista en materia de responsabilidad civil. Los siguientes ejemplos ilustran casos en los que se podría determinar que alguien es ‘administrador de hecho’.
• Si alguien mantiene contactos con el banco, el revisor o el fisco;
• Si alguien adopta acuerdos salariales con los trabajadores;
• Si alguien encarga tareas al personal administrativo de la empresa;
• Si alguien se encarga de contratar y despedir trabajadores;
• Si alguien negocia con clientes (potenciales) de la empresa;
• Si alguien presenta las declaraciones del IVA y se encarga de notificar la imposibilidad de realizar pagos;
• Si un accionista es consciente de todos los recovecos de la situación financiera de la empresa o tiene la oportunidad (a través de decisiones de los accionistas o de otro tipo) de influir en la situación pudiendo sospechar que la empresa ya no puede cumplir con sus compromisos pero no interviene.
En resumen, la cuestión de si alguien es administrador de hecho (con su correspondiente responsabilidad civil como administrador) se dilucida según las circunstancias de cada caso. Como regla general se podría afirmar que cuanto mayor es el grado y el plazo de implicación en la administración de la empresa, mayor es la probabilidad de que sea considerado responsable si la empresa se declara en quiebra.
Los administradores, supervisores y responsables de facto descritos anteriormente pueden considerarse responsables si han dirigido la empresa de forma aparentemente inadecuada. Este es casi siempre el caso cuando se constata dolo y fraude, aunque también puede producirse si la empresa se ha administrado de forma temeraria o irresponsable. Dicho de otro modo, es necesario que exista una administración inadecuada consciente.
En principio, el síndico debe presentar pruebas de dicha administración inadecuada consciente y demostrar que dicha administración inadecuada es una de las principales causas de la quiebra. Sin embargo, hay casos en los que se invierte la carga de la prueba. Esto significa que el síndico no es quien debe probar la administración inadecuada, sino que es el administrador quien debe demostrar que, además del desempeño inadecuado de funciones, existe otra causa destacada para la quiebra. Este deterioro significativo de la situación del administrador responsable puede producirse en dos casos; si el consejo de administración no ha cumplido su obligación de llevar una contabilidad adecuada o si no ha depositado oportunamente las cuentas en la Cámara de Comercio, es decir, en el plazo de trece meses tras la finalización del ejercicio. Si el consejo de administración ha incurrido en estos supuestos, ya no se puede revertir la acusación de ‘administración inadecuada’. El consejo de administración solo podrá alegar entonces que la mala administración no ha sido una de las principales causas de la quiebra.
Si un administrador demuestra que el desempeño inadecuado de las funciones por parte del consejo de administración no es achacable a él y que no ha incumplido su deber de adoptar medidas para reducir el impacto de la administración inadecuada, no se le podrá hacer responsable. En la práctica, esto resulta muy complicado y el análisis minucioso de los hechos requiere la ayuda de un abogado experto en este tipo de procedimientos.
Responsabilidad civil por impago de impuestos y primas (WBA)
En algunos casos, los administradores y los responsables de facto de la administración también podrán ser responsables ante el fisco. Esta responsabilidad civil se puede materializar si la empresa no ha satisfecho sus deudas fiscales y con la seguridad social y si existe una administración inadecuada consciente por parte de dichos administradores o responsables de facto de la administración.
Si una empresa no puede hacer frente a sus obligaciones con hacienda o con la seguridad social dentro del plazo establecido, debe notificar de inmediato a las autoridades fiscales de dicha incapacidad. En el caso de las primas de los seguros sociales de los empleados que no puedan pagarse en plazo, también se deberá informar inmediatamente a la entidad gestora UWV. En el caso de las contribuciones correspondientes a la participación obligatoria en un fondo de pensiones, se deberá informar al fondo de pensiones correspondiente. Las notificaciones de incapacidad de pago remitidas a uno de estos organismos no supondrán haber notificado a todos ellos. A menudo se cree que es así. La empresa deberá informar a cada organismo por separado de la incapacidad de hacer frente a los pagos. Esta notificación puede efectuarse verbalmente o por escrito siempre y cuando se indique claramente de qué deudas se trata y cuáles son las causas del retraso en el pago. Puede recurrirse a los llamados formularios de notificación disponibles en los organismos ejecutivos.
Si la empresa informa inmediatamente a la administración fiscal, al UWV y al fondo de pensiones tras constatar la imposibilidad de pagar los impuestos, las primas de los seguros sociales o las cuotas del fondo de pensiones, resultará más difícil para estos organismos hacer responsables a título personal a los administradores. En ese caso, la administración fiscal, al UWV y al fondo de pensiones deberán demostrar que el impago de las deudas fiscales o de las primas ha sido consecuencia de una administración inadecuada consciente en los tres años anteriores a la notificación, considerándose que la mala administración debe ser achacable al administrador correspondiente. Para aclarar el concepto de administración inadecuada, consulte los ejemplos que encontrará en WBF. Si la notificación de incapacidad de pago no se efectúa o no se hace correctamente debido, por ejemplo, a que faltan datos, el organismo ejecutivo podrá alegar que existe una administración inadecuada. En ese caso, será mucho más difícil para los administradores quedar exonerados de responsabilidad.
A veces, tanto el administrador como la administración fiscal o el UWV puede considerar conveniente no valorar la responsabilidad civil del administrador. La responsabilidad del administrador no es, en muchos casos, algo sencillo de determinar. A menudo se requiere una extensa investigación para conocer claramente y con exactitud dónde están los errores y quién es responsable de los mismos. Por ello, suele llegarse a un acuerdo con el organismo ejecutivo. El administrador paga, por ejemplo, una parte de la deuda y queda exento de responsabilidad civil con respecto al organismo en lo que respecta al resto. La ventaja de un acuerdo de este tipo es que se evita el coste, el esfuerzo y los riesgos de un procedimiento judicial.